Gestion documentaire collaborative avec NextCloud

Everspring spécialiste GED NextCloud NexCloud OwnCloud Facilitez les échanges de documents numériques avec vos collaborateurs, vos partenaires et vos clients La gestion des dossiers et documents numériques dans l'entreprise devient chaque jour plus difficile, avec la croissance perpétuelle et rapide du nombre de fichiers de travail et des échanges entre personnes.

Organiser le stockage, le classement et le partage de ces documents est déjà compliqué en interne; cette problématique s'amplifie lorsque vous décidez de partager vos fichiers et documents avec vos partenaires et vos clients à l'extérieur de l'entreprise.

La solution : mettre en place une plateforme de gestion de documents en ligne, avec des fonctionnalités collaboratives. NextCloud et OwnCloud sont des solutions efficaces pour centraliser et organiser tous vos documents, avec une installation sur serveur web en interne ou externalisée.

Everspring propose une expertise complète pour installer et configurer NextCloud selon vos besoins, selon vos spécificités, et pour optimiser techniquement la GED pour des performances optimales.

Fonctionnalités proposées par la solution de gestion de documents NextCloud

  • Solution CLOUD de partage de fichiers, avec synchronisation sur PC et mobiles
  • Permet de stocker tous types de fichiers numériques (documents Office, fichiers zippés, photos, vidéos, PDF...)
  • Solution open-source, sans licence serveur et sans licence par utilisateur
  • Accès à vos fichiers où qu'ils se trouvent : Amazon, Google, Dropbox, système NFS, Windows Network Drive, (S)FTP, WebDAV
  • Extension NextCloud sur votre PC vu comme un disque dur (les fichiers déposés et modifiés sont synchronisés automatiquement)
  • Nombre illimité d'utilisateurs (nb: en fonction des capacités du serveur qui héberge NextCloud)
  • Gestion intégrée de comptes utilisateurs, intégration avec LDAP, mécanisme d'utilisateur public (sans compte)
  • Mécanisme de quotas (limitation de l'espace consommé par les documents)
  • Visualisation de l'état de synchronisation des fichiers (icône par état)
  • Cryptage des données côté serveur et côté utilisateur
  • Accès aux donnes et fichiers par FTP, avec Windows Network Drive, par SharePoint, par NFS, etc...
  • Suivi d'activité complet (création, modification, commentaires, et téléchargements des fichiers)
  • Gestion des versions de fichiers partagés (versionning)
  • Installation sur serveur virtualisé ou dédié ayant un serveur web (comme pour un site Internet)
  • Environnement clos et privé (contrairement aux solutions comme Dropbox ou Office 365)
  • Paramétrage fin des activités visibles et des notifications (envois de mails)
  • Système de notifications lors d'évènements sur les fichiers (envois de mails ou flux RSS)
  • Possibilité d'ajouter des applications à NextCloud (environ 100 applications disponibles)
  • API disponible (interfaces pour accéder aux fonctions de NexCloud depuis d'autres applications web)
  • Respect de la norme ISO/CEI 27001 en matière de sécurité de l'information
  • Compatible avec les normes de sécurité US liées à la santé (HIPAA et HITECH)
  • Compatible avec les nouvelles contraintes liées au RGPD
  • La solution NextCloud est utilisée par plusieurs milliers d'organisations et d'entreprises dans le Monde

Exemples de fonctionnalités spécifiques ajoutées à NextCloud par nos experts

  • Création d'intranet ou extranet de type "Espace Client" faisant appel aux fonctions de NextCloud (intégration via l'API)
  • Récupération d'informations stockées dans NextCloud pour les transmettre à un CRM ou à un ERP
  • Gestion plus fine des notifications (meilleur ciblage selon critères spécifiques)
  • Obligation d'accepter un règlement d'utilisation avant de pouvoir accéder à NextCloud
  • Intégration de fonctionnalités et services de NextCloud au sein d'un extranet client (via l'API)
  • Stratégie de sauvegarde fine de la base de données NextCloud (plus précise que celle de l'hébergeur)
  • Personnalisation avancée de la partie visuelle de NexCloud (thème)
  • Conception d'application intégrée à NextCloud (fonctionnalité prévue dans la GED)

NextCloud en images

NextCloud solution de partage de fichiers dans le Cloud Interface NexCloud gestion de documents en ligne Interface NextCloud gestion de fichiers dans le Cloud

Documentation NextCloud

Nous vous invitons à consulter la documentation de Nextcloud sur le site officiel (en anglais) et sur wikibooks (en français).

NextCloud ou OwnCloud ?

A l'origine il n'y avait qu'un seul produit : OwnCloud. NextCloud est une variante née de la solution OwnCloud, variante qui poursuit son propre chemin et avec ses propres spécificités. Nos experts se chargent indifféremment de mettre en oeuvre (ou de gérer pour vous) NextCloud et OwnCloud. Pour votre première solution GED nous proposons plutôt NextCloud (par préférence).